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Excel- Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung für Mieter und Vermieter

Jede zweite Betriebskostenabrechnung ist falsch,

heißt es in vielen Quellen, hauptsächlich aus Mieterschutzverbänden. Das kann ich aus eigener Erfahrung nicht bestätigen. Meine Erfahrung: Jede ist falsch!!! Das mag übertrieben sein, ist auch nur meine persönliche Erfahrung. Als ich in einem Wohnsilo mit 25 anderen Mietern wohnte, wagte niemand sich gegen vorsätzlich falsche Betriebskostenabrechnungen zu wehren, selbst die nicht, die in einem Mieterverein organisiert waren. Die einen hatten Angst vor Repressalien, die anderen vor dem nicht kalkulierbaren Kostenrisiko. Und das wird schamlos ausgenutzt!

In meinem Fall hatte ich Jahr für Jahr eine Kostenzusammenstellung als Excel-Datei erstellt und auch viel gegoogelt. Wach werden sollte man spätestens dann, wenn der Vermieter oder die Hausverwaltung neben Treppenreinigung, Gartenarbeit und Winterdienst auch noch einen Hausmeister abrechnet. Der wird gern auch noch als besonders vorteilhaft und mieterfreundlich angepriesen: "Endlich ist es uns gelungen, einen Hausmeister für sie zu finden".

Unser Hausmeister sortierte jede Woche den grauen Müll im Container. Eine völlig unsinnige Arbeit. Da wurden Plastiktüten aus dem Graumüll in die gelbe Tonne umsortiert. Und das wöchentlich am Dienstag, obwohl am nächsten Tag die Müllabfuhr kommt. Tatsächlich wurde nur einmal im Monat mieterwirksam sortiert und zwar immer dann, wenn die meisten Mieter von der Arbeit nach Hause kamen. Da denkt man doch, donnerwetter - unser HM ist aber fleißig. Macht man dann aber von seinem Recht auf Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen des HM bei der Hausverwaltung Gebrauch, staunt man, daß er jede Woche, manchmal zwei mal Müll sortiert hat.

Noch schlimmer wird es, wenn er sich auf Geheiß der Hausverwaltung an Investitionen des Vermieters beteiligt. So wurde ein 120 m langer Zaun abgerissen und zur Abfuhr aufgeschichtet. Anschließend wurde für eine Firma zwei Wochen lang mit 4 Leuten die Baufeldfreimachung für den neuen Zaun betrieben, Steine und Wurzeln raus usw. Auf meine Frage an die Hausmeisterin, wer das bezahlt, antwortete sie nicht ohne Stolz: "Wir haben einen Auftrag von Herrn J" (Hausverwaltung). Na, dann ist ja alles gut. Einige Tage später kommt sie auf mich zu und sagt. "Herr J. hat gesagt, wir bekommen das nicht bezahlt". Auf meine Frage, warum arbeitet ihr dann noch immer für Herrn J.??? Antwort: Achselzuckend "Was sollen wir denn machen?"

Was haben sie gemacht? Sie haben die Kosten in anderen Positionen versteckt. Nicht immer gleich erkennbar. Wurde vordem der Rasen jede Woche auf beiden Seiten des Hauses gemäht, so nun nur noch jede zweite Woche. Eine Woche links, die andere Woche rechts. Als das auffiel kam die Erklärung postwendend: Der Akku-Rasenmäher schafft nur eine Seite, und das Laden dauert so lange.

Treppenreinigung: Früher jede Woche mit 2 Personen, zusammen 4 Stunden. Nun nur noch eine Person mit ebenfalls 4 Stunden.
Raffiniert die Abrechnung: Von 9 bis 11 Uhr eine Person, die andere gar nicht vorhandene Person von 10 bis 12 Uhr. Und gewischt wurde nun auch nur noch jede zweite Woche. Die überlappenden Arbeitszeiten gaukeln zwei Personen vor.

Hausmeister besorgt mit eigenem Pkw in Baumärkten Material, Leuchtmittel, Gartengeräte u.a. Dieser Stundenaufwand ist in keiner Abrechnung zu finden, würde ja dann doch zu auffällig sein. Dumm gelaufen: Die Rechnungen für die verauslagten Kosten sind vorhanden.

Hausmeister beseitigt Sturmschäden und rechnet natürlich als HM die Kosten ab.
Und ich glaubte immer, daß das die Sturmschadenversicherung übernimmt. Na gut, ist ja einfacher, wenn man es auf die Mieter umlegt.

Hausmeister weist Fremdfirmen ein, Hausmeister reinigt nach dem Auszug von Mietern deren Wohnungen, Hausmeister führt in einem Fall sogar eine Maklerin durch eine freigezogene Wohnung.

Hausmeiste bringt eine Bekanntmachung der Hausverwaltung zum Aushang und rechnet dafür 15 Minuten ab.
Der Mann ist genau! Den Zaunbau hat er wohl verpennt? Na gut, der ist ja auch unter anderen Kosten versteckt worden.

Die Liste kann unendlich fortgesetzt werden.

Wie wehrt man sich dagegen? Unbedingt vom Recht auf Einsichtnahme Gebrauch machen!
Habe ich getan. Wollte Kopien haben, aber die Hausverwaltung wollte zur Abschreckung den Horrorpreis von 50 Ct pro Kopie kassieren. Ein Gericht hat entschieden, daß maximal 25 Ct zulässsig sind. Also habe ich den Fotoapparat mitgenommen. Das Fotografieren haben sie mir verboten, das sei nicht erlaubt, habe der Chef gesagt. Widerwillig ließen sich mich gewähren. Zu meinem Unglück war kein einziges Foto brauchbar. Zu dunkel, kein Stativ, alles verschwommen.

Ein Jahr später die nächste Einsichtnahme:
Schlau geworden, setzten sie mich in einen fensterlosen kleinen Raum mit so spärlicher Beleuchtung, daß ein DIN A4-Blatt kaum ausgeleuchtet wurde.
Das Fotografieren haben sie mir natürlich auch wieder verboten. Diesmal war ich aber schlauer. Über 50 brauchbare Kopien habe ich mit dem Fotoapparat machen können. Und schon am nächsten Tag habe ich schriftlich per Einschreiben Widerspruch eingelegt. Natürlich erfolglos, wie immer. 5 Widersprüche in den letzten Jahren und keine einzige Antwort!!!

Doch, einmal nach dem ersten Widerspruch:
Anruf von der Hausverwaltung, wieder der berüchtigte Herr J:
"Sie glauben doch nicht, daß ich meine Arbeitszeit damit verschwende, ihnen auf einen Widerspruch zu antworten",
und nun wörtlich, "der sowieso keinen Erfolg hat!"

Seit Dezember 2017 liegt die Sache nun beim Amtsgericht. Inzwischen bot die Hausverwaltung einen Vergleich an: 50%.
Interessant: Sie betrügen 100% und wenn es rauskommt, wollen sie die Hälfte zurückzahlen.

Nächster Vermieter:

Im August 2015 zog ich aus, in eine andere Wohnung, einen sanierten Altbau mit zwei Mieteinheiten. Es war ein Wiederbezug. Aber ich wollte die Wohnung. Sie war warm und hell, auf keinen Fall fußkalt, aber leider auch nicht billig, 10,00 €/m2.

Den Mietvertrag bekam ich nach vielen Bitten 5 Monate später. Der Vermieter meinte, man brauche keinen Mietvertrag. Ein mündlicher Vertrag reiche vollkommen aus.

Das nächste Jahr kam. Was nicht kam, war die Betriebskostenabrechnung. Viele Mahnungen, gefolgt von Vertröstungen und Hinhaltetaktiken. Mein Angebot, die hier vorgestellte Exceldatei zu nutzen, lehnte er schroff ab. So was brauche er nicht! Ende November kam dann endlich die Betriebskostenabrechnung. Noch am gleichen Tag habe ich Widerspruch eingelegt. Der Vermieter hielt das für eine Frechheit, unterstellte ich doch damit, daß die Abrechnung falscht sein könnte. Wenige Tage später lag mein Einschreibebrief (wieder verschlossen) in meinem Briefkasten. Kommentarlos! Kopien der Rechnungen seiner Auslagen will er nicht liefern. Bleibt mir wohl nur der Gang zum Anwalt.

Der erste RA wollte 5 € haben - pro Minute!- der zweite nur 28,50 € je 1/4 Stunde, wenigstens aber nur für eine erste Beratung.

Die sanierte neue Wohnung hat übrigens nur ein paar "kleine Mängel":

Fehlerstrom!
In zwei Räumen lassen sich die Deckenleuchten nicht ausschalten. Sie leuchten im ausgeschalteten Zustand gedimmt weiter.
Einen Fehler hat er nicht gefunden. Er ist kein Elektriker! Trotzdem hat er die gesamte E-Anlage des Hauses selbst gebaut. Als er bei einem Bekannten eine Lampe anschließen sollte, kam er nicht weiter und fragte mich um Rat:
"Da ist ein rundes Teil mit einer Spule drauf. Da kommen vier braune Drähte raus. Welcher ist denn plus?"
Das tat richtig weh. Ich habe ihm die Arbeit abgenommen. Es war ein Kronleuchter mit Halogenlampen, über einen Ringtrafo versorgt. Zwei dünne braune Drähte netzseitig, die zwei dickeren zu den Halogenlampen. Ruck zuck erledigt.

Die Sache mit dem Fehlerstrom hat er so geklärt:
"Die LED-Leuchten sind wohl von Roller?"
Nee, 2 von Domäne und 2 über's Internet gekauft.

Er nahm sie mit und probierte sie bei sich zu Hause aus. Und siehe da, beim ihm taten sie das gleiche wie bei mir. Logisch. Das liegt ja an den Birnen! Tatsächlich soll so etwas bei älteren Produkten möglich sein. Ja, das stimmt, NACHLEUCHTEN, für kurze Zeit, nicht aber dauerhaft!!!
Endlich hat einer das Perpetuummobile erfunden. So schaffen wir problemlos auch die Energiewende.

Fäkaliengeruch in der Wohnung!
2 Meter vor und 50 cm unter meinem Küchenfenster dampft die Abluftleitung vom Klo der unteren Wohnung vor sich hin! Und daneben gleich meine. Irgendeine stinkt immer.

Einen Stromzähler
hat die Wohnung nicht! Braucht sie auch nicht, meinte der Vermieter. Der ist doch in der Wohnung unten. Da könne ich doch hingehen und ablesen. Ich kaufte einen Drehstromzähler für die Hutschine im Verteilerkasten als Zwischenzähler. Den Einbau lehnte er ab. Er findet meinen Stromsparwillen abstrus. Immer alles kontrollieren zu wollen sei ja nun wirklich nicht nötig.

Na ja, wo kommen wir denn dahin, wenn jeder seinen eigenen Zähler haben will.

Falscher FI-Schalter A statt F:
"Ich kümmere mich darum". Hat er natürlich auch nicht!

Nun auch noch zum letzten Mittel Mietminderung greifen, oder doch besser ausziehen??? Aber wohin bei dem Mietenwahnsinn?

Ich habe Mietminderung angekündigt - mit Fristsetzung! Und nun überschlugen sich plötzlich die Arbeiten. 2 Elektriker suchten 2 Tage lang den Fehler. Am Ende fanden sie 2 Schaltungsfehler und sogar ein Kabel mußte ausgewechselt werden.
Und das Schlimmste: Der Fehlerstromschalter war auch defekt!!! Defekt eingebaut !!! Sonst wäre ja der Fehler aufgefallen. Beim anderen Mieter im Haus (schwanger und Kleinkind) haben beide Eheleute am Kühlschrank elektrische Schläge bekommen! Wieder Fehlerstrom und der FI-Schutzschalter ebenfalls defekt. Zufall? Ich denke eher an Vorsatz.

Inzwischen wurde bekannt, dass im Haus noch Bleirohre in der Trinkwasserleitung vorhanden sind. Der maximal zulässige Wert wurde um das 4,2-fache überschritten! Nach einer 10jährigen Übergangsfrist sind Bleirohre in Trinkwasserleitungen seit 2013 verboten. Interessiert den Vermieter aber auch nicht. "Da passiert nichts. Die sind im Laufe der Zeit zugesetzt."

Nun griff ich wieder zum letzten Mittel - Mietminderung!
Jetzt kam Bewegung in die Sache. Wenn es an sein Geld geht, bewegt er sich. Er wollte eine eigene Probe untersuchen lassen, meine könnte ja gefälscht gewesen sein. Aber seine Probe wollte er im Keller des Hauses nehmen, nicht am Wasserhahn in meiner Küche. Da schrillten bei mir alle Alarmglocken: Sind etwa noch weitere Bleirohre im Haus, von denen ich bislang nichts wußte???

Ich war ein paar Tage nicht im Haus. In dieser Zeit war auf dem Grundstück ein kleiner Bagger zugange gewesen. Sah so aus, als würden die Bleirohre ausgebaut worden sein. Tatsächlich kam Tage später Post vom Vermieter mit der Bitte, nun die Mietminderung einzustellen und den einbehaltenen Betrag an ihn zurück zu überweisen. Die Bleirohre seien ja schließlich raus.

Ich bat zum Nachweis um eine erneute Beprobung. Die lehnte er trotzig ab. Er wußte aber nicht, dass ich wegen der "Alarmglocken" die erneute Beprobung schon selbst in Auftrag gegeben hatte und das Ergebnis bereits vorlag: Noch immer reichlich Blei im Wasser, zwar weniger, aber noch immer 220 %, zu viel! Der Schock war im anzusehen.

Er beschloß nun, die Sache gerichtsfest anzugehen, ich könnte ja geschummelt haben!
Ein Sachverständiger kam, ließ Wasser ablaufen, versiegelte den Trinkwasserhahn, kam nach 4 Stunden zurück und nahm die Probe.

Das Ergebnis verschwieg er mir. Alles klar, wieder positiv, und nun sogar von einem Sachverständigen und damit gerichtsfest.
Inzwischen habe ich ihm meine bisherigen Kosten für eigene Beprobungen und für Trinkwasser aus dem Getränkemarkt in Rechnung gestellt. Vorläufige Kosten 251 €. Mal sehen, ob ich wieder einen Rechtsanwalt brauche. Er zahlt natürlich nicht. Vielleicht hilft eine Strafanzeige wegen Körperverletzung und altersdiskreminierenden Beleidigung.

Tatsächlich hat er inzwischen die Kostenübernahme schriftlich abgelehnt:
"Aus meiner Sicht besteht kein Rechtsanspruch für die Mietminderung und für den Ausgleich Ihrer vermeintlichen notwendigen Auslagen. Eine persönliche gesundheitliche Gefährdung durch den Bleigehalt im Wasser besteht für Sie mit Ihren fast 80 Jahren nicht. Es haben darum auch nur Schwangere und Kleinkinder bis zu einem Jahr z. B. durch die HWW einen Anspruch auf kostenloser Wasserprüfung.".

Zur Körperverletzung kommt nun auch noch eine altersdiskreminierende Beleidigung. Muss ich mir das gefallen lassen?

Hier geht's endlich zur Betriebskostenabrechnung:

Sie ist auch nicht das Allheilmittel. Schließlich werden die gesetzlichen Grundlagen Jahr für Jahr geändert, nicht zuletzt tragen Gerichtsurteile regelmäßig dazu bei. Deshalb sollte eine Betriebskostenabrechnung möglichst unangreifbar sein. Selbst kleine Fehler können große Wirkungen haben. Und wer kommt schon mit der taggenauen Abrechnung und den Mietflächenanteilen und der vielen Rechnerei fehlerlos zurecht. Und wer von den hunderttausenden kleinen Vermietern will sich eine teure Betriebskostenabrechnungs-Software leisten oder gar eine Hausverwaltung beauftragen? Diese Kosten trägt der Vermieter selbst, er darf sie nicht umlegen, denn das sind reine Verwaltungskosten.

Deshalb:
Probieren Sie diese Betriebskostenabrechnung einfach mal aus. Vielleicht ist es die, die sie schon lange gesucht haben. Ich bin erst darauf gekommen, nachdem ich hin und wieder E-Mail-Anfragen bekommen hatte, ob ich so etwas programmieren könnte. Ich habe es versucht. Schauen Sie sich es einfach an.:

12 Mieter können abgerechnet werden. Ein einmaliger Mieterwechsel im Jahr - egal an welchem Tag im Monats - ist möglich. Die Angaben werden einer Mieterliste entnommen. Direkt zugeordnete Kosten für ein Wohnung, Heizungskosten, Kosten für Warm- und Kaltwasser werden in eigenen Tabellenblättern für jede Mietwohnung ermittelt und in der Eingabenmaske übersichtlich dargestellt.

14 umlegbare Kostenpositionen (davon 8 frei wählbar) und 5 jeder Wohnung direkt zuordenbare Kosten können abgerechnet werden. Versicherungen dürfen übrigens in einer Summe zusammengefaßt werden. Der BGH hat entschieden, dass die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung in einer Summe unter der Kostenposition „Versicherung“ abgerechnet werden dürfen (Urteil v. 16.09.2009, Az. VIII ZR 346/08).

Und das werden Sie besonders schätzen:
Die Einrichtung eines neuen Abrechnungsjahres können Sie mit einem Button auf der Mieterliste quasi mit einem Knopfdruck erledigen. Ein eventueller zweiter Mieter nach einem Mieterwechsel wird nun der erste Mieter. Die persönlichen Daten werden übernommen. Alle Zählerendstände werden zu Zähleranfangsständen umgesetzt. Alle EURO-Beträge in der Eingabemaske und alle direkt zugeordneten Kosten werden gelöscht, weil sie sich oft ändern und übersehen werden könnten. So ist gewährleistet, dass Beträge aus dem Vorjahr nicht ungeprüft übernommen werden können. Die Vorauszahlungsbeträge in der Mieterliste bleiben erhalten.

So werden Übertragungsfehler vermieden. Selbst wenn in einer Wohnung nur 4 Heizkörper, ein Kalt- und ein Warmwasserzähler vorhanden sind, sind das bei 12 Mietern bereits 72 Zählerstände, die alle übertragen werden müssen. Wenn dann noch Mieter ausgezogen sind oder Zähler gewechselt wurden, haben Sie viel Spaß! Und irgendwo steckt immer ein Fehlerteufelchen.

Eine Hilfedatei gibt es auch. Dennoch werden beim Anklicken vieler Zellen Hinweise oder Erläuterungen gegeben. Alle Zellen, die Formeln enthalten, sind gegen unbeabsichtigte Eingaben gesperrt. So ist die Exceldatei quasi unkaputtbar.

Und dann gibt es noch ein Tabellenblatt:
Das Anschreiben an jeden Mieter (und das könnten im Extremfall bei Mieterwechsel bis zu 24 Mieter sein!) gibt es auf Knopfdruck!
Unterschreiben müssen Sie allerdings noch selbst.

Die Mieterliste

Die Datei enthält diverse Makros, die selbstverständlich keinen gefährlichen Code enthalten. Sie müssen die Makrosicherheit mindestens auf "Mittel" setzen, weil sonst die Anschreiben an die Mieter nicht gedruckt werden können. Ebenso kann kein neues Abrechnungsjahr eingerichtet werden.

Die Datei ist eine 30-Tage-Testversion, die Sie gegen eine geringe Gebühr freischalten können.

Die Eingabenmaske

Neben Heizung-, Kaltwasser- und Warmwasserkosten stehen 10 weitere Kostenpositionen zur Verfügung, z.B Gartenarbeit, Hausmeister, Winterdienst, Steuern und Versicherungen usw. Mehrere Versicherungen dürfen in einer Summe zusammgefaßt werden (BGH-Urteil).
Einem Mietobjekt können weitere 5 Kostenpositionen direkt zugeordnet werden.

Soll ein neues Abrechnungsjahr begonnen werden, werden alle Zählerendstände als neue Zähleranfangstände umgesetzt.
Alte €-Beträge werden gelöscht. Die Mieterliste wird umgebaut, falls ein Mieterwechsel stattgefunden hat.

Das Anschreiben (Seite 1)

an die Mieter erstellt die Exceldatei mittels Makro durch einen Klick, schnell, fehlerfrei und unterschriftsreif.
Das Anschreiben enthält keine Formeln, so daß umfangreiche Änderen möglich sind.

Seite 2 (Anlage)

listet alle Zählerstände und Verbräuche für Kalt- und Warmwasser sowie für die Heizkosten übersichtlich auf.

Ein Stundennachweis für Hausmeister mit hinterlegtem Kalender

Wer Hausmeisterstunden abrechnen will, muß oft mit viel Bürokratie zurechtkommen. Hier gibt es eine einfache Excel-Vorlage mit hinterlegtem ewigen Kalender. Sie können die Einsatzzeiten minutengenau eingeben, unterteilt nach Gartenarbeit, Treppenreinigung, Hausmeister oder Winterdienst. Das Berechnen des Zeitaufwandes erledigt natürlich das Programm. Es prüft auch auf eventuelle Fehler. Die Datei ist "unkaputtbar", enthält keine Makros und kostet nix.

Einfach mal testen.