Excel-Datenbank - Adressenverwaltung - Kundenliste
DB
Eingabemaske:
Diese Datenbank wurde für einen Online-Versicherungsmakler programmiert, der den Überblick über seinen Kundenbestand verloren hatte und langsam aber sicher im Chaos seiner Zettelwirtschaft versank. Inzwischen hat er sein Einmann-Unternehmen aufgegeben.
Die Datenbank ist auch für viele andere Aufgaben verwendbar, z.B. als komfortable Adressenverwaltung. Die 115 Zellen der Eingabemaske können bis auf wenige Ausnahmen frei beschriftet werden. Einzige Ausnahmen sind die Kundennummer sowie Datum-Speicherzellen und Verknüpfungen. Letztere speichern das Datum der ersten Benutzung, der letzten Speicherung und ggf. einen Wiedervorlagetermin.
Weitere zwei Zellen können frei mit Datumsangaben belegt werden.
Aus Datenschutzgründen müssen persönliche Daten nach vorgegebenen Zeiträumen gelöscht werden.
Das Programm listet alle Datensätze auf, die älter als eine von Ihnen vorgegebene Dauer sind, meistens 90 Tage.
Wiedervorlagetermine werden übersichtlich in drei Kategorien angezeigt:
rot = Termin bereits überschritten,
grün = Termin ist heute,
gelb = Termin ist nächste Woche.
Die Suche einer Kundennummer ist über die Eingabe des Namens möglich. Beim Aufruf eines Datensatzes per Kundenummer wird der Datensatz in der Maske angezeigt und in der Datenbank gelöscht. Ein gespeicherter Datensatz wird grün angezeigt. Ein nicht gespeicherte Datensatz wird aufällig rot auf gelb angezeigt. Die nächste freie Kundennummer, die noch verfügbaren freien Datensätze, die vorhandenen Datensätze und der Speicherort der Datei werden angezeigt.
Rechts der Datenmaske ist ein ewiger Monatskalender vorhanden. Feiertage können frei gewählt werden. Kurznotizen sind möglich.
Direkt aus der Datenmaske können Taschenrechner, Word, Outlook, Firebird und eine Lupe aufgerufen werden.
Der Export relevanter Kundendaten nach Word (Briefkopf mit Adressenangaben bis zur Anrede) ist mit einem Klick möglich.
Die Lupe ist nützlich, wenn der Zellinhalt wegen Anpassung der Schriftgröße nicht mehr lesbar ist.
Bei Aufruf des E-Mail-Programms Firebird werden die Kopfdaten bis zur Anrede aus der Kundenmaske mit übernommen.
Die Datei enthält diverse Makros. Sie müssen Makros ggf. zulassen. Die Makros enthalten keine Schadsoftware.
Listen:
Sieben Zellen in der Eingabemaske sind gelb hinterlegt. Sie enthalten Listen, aus denen folgende Kundendaten durch Anklicken ausgewählt werden können:
Anrede, Ehestand, Web-Seite, E-Mail, Versicherungsart und Versicherer.
Eine weitere gelbe Zelle enthält die Berufsbezeichnung des Maklers (z.Beispiel).
Der Inhalt dieser Listen kann selbstverständlich nach den eigenen Vorstellungen bearbeitet oder beliebig geändert werden.
Ein Muster (Fragebogen):
Dies ist ein Fragebogen, mit dem personenbezogene Kundendaten angefordert werden.
Bereits bekannte Daten wurden aus der Kundenmaske übernommen.
Muster für einen Kundenbrief: 
Dies ist ein Beispiel für ein Anschreiben an einen Kunden.
Alle hier sichtbaren Angaben werden automatisch aus der Kundenmaske übernommen. Nach dem Aufruf einer Kundennummer werden alle relevanten Daten in die vorgefertigten Vordrucke und Anschreiben übernommen und können sofort ausgedruckt werden.